Sparkasse Emsland arbeitet mit CAFM-System Spartacus

Die Sparkasse Emsland setzt zur Abbildung der FM-Prozesse in ihren 60 Immobilien mit einer Gesamtfläche von rund 55.000 m² das Computer-Aided-Facility-Management-System Spartacus der  N+P Informationssysteme GmbH aus Meerane ein. Nach erfolgter Ausschreibung startete 2016 die Einführungs- und Betriebsphase der CAFM-Software. Der Datenimport zu den technischen Anlagen erfolgte über Excel, beim Raumimport konnten größtenteils die vorhandenen CAD-Pläne genutzt werden. Das ermöglicht die Verknüpfung zwischen alphanumerischer und grafischer Ansicht. Damit kann heute sowohl die Frage „Welche Anlagen stehen in dem Raum?“ als auch die Frage „In welchem Raum steht die Anlage?“ einfach beantwortet werden. Da rund 800 Mitarbeiter der Sparkasse Emsland als potenzielle Benutzer und Melder beim Helpdesk erfasst und laufend gepflegt werden müssen, bot sich die Integration des Mitarbeiterverzeichnisses auf Basis des Datenbanksystems Lotus Notes an. Die tägliche Aktualisierung erfolgt automatisch.

Weitgehend automatisiertes Auftragsmanagement

Nach der Datenübernahme werden mittlerweile zahlreiche Aufgaben zentral durch Spartacus unterstützt. Das eigens für die Sparkasse Emsland entwickelte Modul „Helpdesk“ vereint eine Störungsschnellerfassung und eine Wissensdatenbank als Nachschlagewerk in einer Maske. Im Rahmen des Auftragsmanagements profitiert die Sparkasse vom automatisierten E-Mail Versand, beispielsweise an die Melder und die internen Auftragnehmer. Die Kommunikation mit dem Melder erfolgt hierbei möglichst ohne Systembrüche komplett über Spartacus, um die Historie im Lebenslauf dokumentieren zu können. Auch die Weiterleitung an Ticketsysteme externer Auftragnehmer wurde teilweise automatisiert. So ist die Weiterleitung an das Ticketsystem der Finanz-Informatik per copy & paste möglich. Eingehende Rechnungen können  über die Schnellerfassung in das CAFM-System übernommen werden. Hilfreich ist dabei, dass beim Datenimport bereits über 1.000 Adressen gebündelt und erfasst wurden. Dadurch wird der Zugriff auf die vorhandenen Daten im System erheblich erleichtert. Die Kostenstruktur wurde in Anlehnung an die DIN 18960 – Nutzungskosten im Hochbau – aufgebaut. Voraussichtlich ab kommenden Jahr wird es bei der Sparkasse Emsland eine Schnittstelle zur Software OSPlus Rechnungsbuch geben.